L'organisation d'un PCBMI nécessite une certaine planification et des ressources. Avant que votre organisme ne se lance dans l'organisation d'un comptoir d'impôts, assurez-vous de contacter d'autres comptoirs d'impôts de votre région pour obtenir leurs idées, leurs conseils et leurs ressources.
Financement et inscription
- Effectuez des recherches sur les comptoirs d'impôts de votre région afin de connaître les règles et règlements de votre province et de déterminer si vous avez la capacité interne de mettre en place un comptoir d'impôts dans votre communauté. Peut-être qu’il serait plus judicieux d’établir un partenariat avec d’autres et obtenir du soutien de leur part à la place. (Voir la section sur les partenariats ci-dessous)
- Réfléchissez au type de comptoir d'impôts que vous allez organiser. Vous occuperez-vous uniquement des impôts de l'année en cours ou des impôts antérieurs? Serez-vous ouvert uniquement pendant la période des impôts ou tout au long de l'année? Y a-t-il des aménagements particuliers à prévoir en fonction de la population que vous aidez? Offrirez-vous des services en ligne, en personne ou les deux?
- Consultez cette page « Tenez un comptoir d’impôts gratuit - Canada.ca » pour savoir comment tenir un comptoir d’impôts. Pour les organismes du Québec, cliquez ici.
- Apprenez-en plus sur les dépenses couvertes par l'ARC pour accueillir un PCBMI (comptoir d’impôts) dans votre organisme.
- Faites une demande de subvention pour tenir un comptoir d’impôts - Comment faire une demande - Canada.ca.
Espace physique
- Veillez à ce que les bénévoles disposent d'un espace adéquat pour rencontrer les clients. Placez les tables et les chaises à une bonne distance les unes des autres pour garantir la confidentialité.
- Créez des affiches pour diriger les gens vers le bon endroit.
- Veillez à ce que les toilettes, ainsi que les autres installations soient accessibles au public et à ce que toutes les règles de santé et de sécurité soient respectées.
- Des critères de sécurité, y compris une connexion Internet sécurisée, doivent être mis en place, car il est possible de voler l'identité d'une personne. Voir la section sur le stockage sécurisé des documents pour obtenir plus de renseignements.
Ressources en matière de personnel
- Il est important d'avoir une personne dédiée au soutien/à la gestion du comptoir d’impôts. Il peut s'agir d'un membre du personnel ou d'un bénévole.
- Les tâches requises pour assurer le bon fonctionnement du comptoir d'impôts comprennent la promotion du programme, la prise de rendez-vous, l'accueil des clients, la rencontre avec les clients pour examiner et remplir les formulaires de déclaration de revenus et pour aiguiller les personnes vers d'autres programmes et services.
Partenariats avec l’ARC
- Il est important d'établir des liens avec l'ARC pour mieux soutenir les clients. Il est important d'avoir des personnes qui répondront à votre appel, qui feront confiance à votre point de vue et qui comprendront le type de personnes que vous aidez.
- Établir un lien demande beaucoup de temps et d'énergie et il est important de savoir ce que l'on fait ou ce que l'on demande. Si vous appelez sans connaître le sujet, vous manquerez de crédibilité. Vous devez établir un lien de confiance pour que les personnes bénévoles et vous soyez crédibles.
- Conseil : Si vous faites appel à l'ARC, vous devez avoir épuisé toutes les autres ressources.
Formation des bénévoles et du personnel
- Lancez un appel aux bénévoles de votre communauté pour qu'ils soient formés au comptoir d'impôts. Les bénévoles doivent s'inscrire auprès du PCBMI. Le bénévole peut jouer de nombreux rôles différents.
- Une fois recrutés, les bénévoles devront passer des tests de dépistage, des vérifications policières et de la qualité de l’intervention, car ils sont en contact avec des personnes vulnérables.
- Il est conseillé de soumettre les bénévoles au plus haut niveau de vérification, surtout si vous vous occupez de populations qui n'ont peut-être pas accès à leurs renseignements fiscaux, afin que vous puissiez obtenir des bordereaux, des renseignements, etc.
- La formation est importante pour pouvoir remplir les déclarations de revenus, résoudre les problèmes, utiliser les logiciels et traiter avec l'ARC. La formation doit être renouvelée chaque année, car les règles et réglementations de l'ARC changent, donc les bénévoles doivent être mis à jour et se faire rappeler les processus, etc.
- Les bénévoles ont besoin d'un soutien technique et humain, car ils sont en première ligne. Ils peuvent être confrontés à la négativité des clients et il est donc important qu'ils soient formés à la manière d'y faire face. (Pour de plus amples renseignements, voir l'approche fondée sur les traumatismes à la section « Principles »).
- L'engagement des bénévoles est important pour qu'ils se sentent soutenus et appréciés dans leur rôle et qu'ils soient plus enclins à revenir l'année suivante. Les bénévoles ont besoin d'avoir la possibilité de se développer et d'apporter leur contribution, ainsi que d'être reconnus pour le travail qu'ils accomplissent.
- L'une des façons de reconnaître les bénévoles et de leur témoigner votre appréciation pour leur travail est d'organiser un déjeuner ou une collation de reconnaissance ou de fournir des certificats à la fin du comptoir d’impôts. Songez à contacter des entreprises privées pour qu'elles financent des dons pour offrir le café ou les collations.
- Les bénévoles qui travaillent en première ligne acquièrent beaucoup de connaissances grâce à leur expérience. Si possible, ajoutez cet apprentissage à la base de données de votre organisme, afin qu’il puisse être partagé pour aider d'autres bénévoles ainsi que l'ARC.
Promotion
- Faites la promotion de votre comptoir du PCBMI auprès des membres de la communauté à l'aide de dépliants, des médias sociaux, etc. Informez les autres organismes de votre communauté que vous offrirez ce service, afin qu'ils puissent aiguiller leurs clients vers le comptoir d’impôts.
- Les bibliothèques locales peuvent être un bon partenaire pour aider à faire passer le message.
- Certains organismes tiennent des comptoirs d’impôts ou des services fiscaux tout au long de l'année, en dehors du financement du PCBMI. Il peut également s'agir d'ateliers sur les mesures d’aide ou l'éducation financière.
- Certains clients ont besoin d'un soutien plus spécialisé en matière de déclarations de revenus (par exemple, s'ils ont plusieurs années d'impôts non déclarés), pour lequel vous devrez peut-être les diriger vers un service ou un comptoir d’impôt payant.
- Envisagez d'accepter la gestion de situations fiscales plus complexes (telles que les revenus des travailleurs autonomes) ou d'augmenter le nombre d'années fiscales pour lesquelles vous produisez des déclarations.
- Offrez aux personnes résidant dans des communautés isolées la possibilité de remplir virtuellement leur déclaration de revenus (à condition qu'elles disposent d'un accès fiable à Internet).
- Organisez des ateliers pour le grand public (ou renforcer les moyens d'autres organismes locaux) sur la déclaration de revenus et l'éducation financière. (Cela ne fait pas partie du PCBMI et dépendra de vos moyens, de vos ressources et de l'étendue de votre mission).
- Si vous devenez un expert dans ce type de service, pensez à encadrer d'autres organismes et à renforcer leur compétence pour qu'ils puissent offrir ce service.
- Il faut de nombreuses années d'expérience pour mettre en place un comptoir d’impôts performant, car la coordination et le maintien de ce service comportent de nombreuses étapes.
Grâce à ses liens avec les églises, le Tenth Church Tax Clinic peut rejoindre et soutenir les personnes âgées, les nouveaux arrivants et les réfugiés, ce qui permet aux bénévoles d'acquérir une expertise plus approfondie en matière d'aide envers ces populations. L'église elle-même n'est pas spécialisée dans le domaine de l’autonomisation financière, mais elle peut compter sur l’expertise de 30 bénévoles, dont beaucoup ont une expérience professionnelle en matière de préparation des impôts et de comptabilité. Comme il est entièrement géré par des bénévoles, le comptoir d’impôts ne fonctionne que pendant la haute saison des déclarations de revenus, du mois de février au mois de mai chaque année.
Le Tenth Church Tax Clinic a établi un partenariat étroit avec Family Services Greater Vancouver (FSGV), un organisme communautaire qui, parmi ses nombreux autres programmes, offre un soutien à l'autonomisation financière. L’organisme FSGV soutient Tenth Tax Clinic par le biais de l'infrastructure technologique, comme le renouvellement des ordinateurs portables, ainsi qu'en contribuant à l'appréciation et au soutien des bénévoles.
De plus, FSGV est un lieu privilégié pour aiguiller les bénévoles du Tenth Tax Clinic. Lorsque les bénévoles identifient des clients qui ont besoin de soutien en matière d'accès aux prestations, de conseils financiers ou qui ont des situations complexes en matière de déclaration de revenus, ils peuvent les aiguiller vers FSGV. Remplir la déclaration de revenus est un moment clé où les bénévoles peuvent déceler d'autres possibilités pour venir en aide aux clients et cette démarche d'aiguillage permet aux clients d'avoir accès à ces soutiens.