Étape 2 - Faire une demande de prestations
Logistique

Offrir un accès aux outils de communication (ordinateurs, etc.)

Temps
Expertise
Partenariats

L'accès à un téléphone, un ordinateur, une imprimante ou à Internet est essentiel pour demander des prestations, imprimer des documents ou contacter les administrateurs des prestations pour discuter des problèmes. Mettre ces outils à la disposition des clients peut faciliter le processus d'accès aux mesures d’aide.

Vous devez être prêt à fournir les éléments suivants :

  • Espace physique — Un espace accessible pour que les membres de la communauté puissent utiliser le téléphone, l'ordinateur, l'imprimante et Internet.
  • Politiques et procédures — Ces ressources étant souvent très demandées, de nombreux organismes ont mis en place des politiques et des procédures régissant leur utilisation (par exemple, des limites de temps ou des feuilles d'inscription, des objectifs "approuvés" pour l'utilisation de la technologie, etc.)
  • Technologie — De nombreux formulaires administratifs nécessitent des versions actualisées de logiciels tels qu'Adobe Acrobat.
  • Temps du personnel — Il est utile d'avoir une personne désignée pour gérer les horaires d'utilisation des outils et pour soutenir les membres de la communauté qui peuvent avoir besoin d'aide pour utiliser cette technologie.
  • Promotion — Si vous prévoyez promouvoir ce service à l'extérieur de votre réseau, la création de matériel en matière de marketing et de sensibilisation sera nécessaire.

  • Désignez une technologie et un espace accessible au sein de votre organisme pour que les membres de la communauté puissent y accéder. Vous pouvez également désigner du personnel pour aider les membres de la communauté qui ont besoin de soutien.
  • Créez du matériel promotionnel pour informer les membres de la communauté qu'ils peuvent accéder à ces outils de communication afin de faciliter leur accès aux mesures d'aide.
  • Préparez des instructions sur l'utilisation de la technologie dans un langage clair et simple - en plusieurs langues si possible.

  • Les outils technologiques et de communication peuvent être très frustrants pour les personnes ayant peu de connaissances en informatique. Veillez à ce que le personnel ait la formation et la patience nécessaires pour travailler avec des personnes vulnérables en favorisant l'utilisation d'outils de communication.
  • Pensez à proposer une station de recharge avec des câbles pour différents types de cellulaires. Si les clients attendent leur rendez-vous, il peut être utile de leur proposer ce service.
  • Il peut également être utile de disposer d'un ordinateur portable et d'une imprimante permettant aux clients de rechercher des renseignements, d’effectuer un dépôt direct ou d'imprimer des documents gouvernementaux pour accompagner leurs demandes de prestations.

  • Les bibliothèques publiques sont un excellent exemple de ce type de service. Si vous envisagez d'offrir des services similaires, entrez en contact avec votre bibliothèque locale pour en savoir plus sur la manière dont elle gère ces services.
  • Halifax public library (en anglais seulement) offre cinq dollars d'impression gratuite à chaque titulaire de carte chaque mois, puis facture des frais par la suite. Le fait d'offrir la possibilité d'utiliser gratuitement ces services réduit considérablement les obstacles auxquels sont confrontées les personnes ayant un faible revenu.
  • Pour vous assurer que votre technologie est accessible, demandez à bénéficier du Programme de développement de la technologie accessible pour vous aider à couvrir les coûts.

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