Étape 2 - Faire une demande de prestations
Accès à la documentation

Proposer un stockage sécurisé des documents

Temps
Expertise
Partenariats

Les personnes sans domicile ou dont le logement est précaire peuvent ne pas avoir d'endroit sûr pour conserver leurs documents importants (relevés d'impôt, pièces d'identité, cartes d'assurance sociale, etc.), ce qui augmente le risque de les perdre ou de se les faire voler. Offrir un espace de stockage pour les documents ou les photocopies de documents est un moyen pour votre organisme d'aider les personnes à accéder aux mesures d’aide.

  • Temps de travail du personnel — Le temps de travail du personnel est nécessaire pour administrer le programme, notamment pour faire des copies des documents et tenir un registre de ce qui est stocké et à qui cela est destiné.
  • Technologie — Un système de gestion des clients ou un tableur Excel permet de conserver les documents stockés.
  • Stockage — Il est très important de disposer d'un endroit sûr, sécurisé et à l'épreuve du feu pour conserver les documents personnels. Un coffre-fort ou une armoire fermée à clé sera nécessaire pour conserver les documents et il est recommandé d'en limiter l'accès.
  • Promotion et marketing — Si vous comptez promouvoir ce programme à l’extérieur de votre réseau, il faudra créer et promouvoir des outils de marketing auprès d'autres organismes communautaires et par le biais des médias sociaux.
  • Cadres juridiques et assurances — Vous pouvez envisager d'établir des accords précisant ce qui se passera si les documents sont endommagés ou détruits (par exemple, par un incendie).

  • Mettez en place un système de gestion des clients afin de savoir à qui appartiennent les documents que vous conservez, y compris une liste des documents que vous avez stockés pour chaque membre de la communauté.
  • Créez un lieu physique sûr pour les pièces d'identité des clients (par exemple un coffre-fort ou un classeur fermé à clé auquel le personnel n'a qu'un accès limité).
  • Formez le personnel en ce qui concerne les lois et réglementations relatives au stockage de la documentation en toute sécurité.
  • Allouez des ressources en matière de personnel pour coordonner le programme et offrir des services aux clients.
  • Créez et maintenez une stratégie de marketing pour promouvoir le programme auprès d'autres organismes au sein de la communauté.

  • Les clients dont les pièces d'identité ont été volées ou perdues devront établir une relation de confiance avec vous et votre organisme avant de se sentir à l'aise de conserver leurs documents chez vous. Par ailleurs, il se peut qu'ils aient appris à vivre sans pièce d'identité et vous devrez donc les aider à comprendre les avantages qu'il y a à en obtenir.
  • Les applications comprenant des renseignements personnels doivent être traitées avec le même niveau de sécurité que les documents physiques.
  • La sécurité informatique est également importante. Ne conservez pas de renseignements à propos vos clients dans des services infonuagiques qui ne sont pas conformes aux règlements de la Loi de 2000 sur la confidentialité des renseignements personnels sur la santé (PHIPA) et de la HIPAA au Canada. Microsoft (en anglais seulement) autorise l'utilisation de centres de données canadiens. Google et Amazon ont des moyens de le faire, mais c'est plus compliqué, car ils suivent les réglementations américaines en matière de données. Assurez-vous d’effectuer des recherches.

Reconnect (en anglais seulement) est un programme d'application qui permet aux personnes sans-abri montréalaises de conserver leurs documents personnels en ligne.

En savoir plus sur le Keeper’s Project (en anglais seulement) à Oshawa.

Voici une liste de quelques règles relatives aux renseignements personnels et à la protection de la vie privée en vigueur dans les provinces :

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