Si c'est nouveau pour votre organisme, voici quelques bonnes pistes pour commencer :
- Parcourez l'Orienteur en mesures d'aide pour trouver celles qui sont pertinentes pour votre communauté. Par exemple, si vous offrez principalement des services aux personnes âgées, cliquez sur le point de départ « Je suis une personne âgée / à la retraite » de la page principale.
- Examinez les formulaires de mesures d'aide pertinents et les critères à remplir pour demander chaque prestation.
- Familiarisez le personnel avec la manière de remplir les formulaires de mesures d’aide. Envisagez la possibilité de créer des modèles de formulaires à titre de référence.
- Mettez des copies imprimées des formulaires à la disposition des membres de la communauté qui n'ont pas accès à une imprimante. Aidez-les à envoyer des documents par la poste si nécessaire.
- Offrez un soutien technique pour remplir les formulaires en ligne aux personnes ayant peu de connaissances en informatique.
- Encouragez le personnel à prévoir du temps pour prendre un rendez-vous avec les personnes qui ont besoin de cette aide.
Il peut être bénéfique de :
- Contacter les responsables des mesures d’aide pour en savoir plus sur la gestion des mesures d’aide ou le processus de décision afin de comprendre les effets de remplir le formulaire dans un cadre plus large.
- Créer des pages de FAQ sur la manière de remplir les différents formulaires de mesures d’aide afin d'aider le personnel et/ou les membres de la communauté. Vous trouverez dans la section « Exemples » quelques idées pour vous aider à commencer.
- Envisager d'organiser une séance d'information pour les membres de la communauté sur la manière de remplir le formulaire, si la date limite pour une prestation particulière approche. Encourager les membres de la communauté à s'inscrire à une séance individuelle avec un membre du personnel s'ils ont besoin de plus de soutien.
- Songer à désigner un ou deux membres du personnel ou des bénévoles de votre organisme en tant qu'experts dans ce domaine afin de développer leur expertise et leur efficacité.
Lorsque l’équipe de Community Financial Counselling Services (CFCS) de Winnipeg aide un client à remplir une demande de prestations, elle l'aide également à obtenir (ou à copier) tous les documents justificatifs, tels que le document « Option C / Preuve de revenu » ou les annexes obligatoires de la déclaration de revenus. Idéalement, elle espère remplir la demande afin de pouvoir la soumettre à l'ARC ou l'envoyer par la poste au programme de prestations concerné. Si le soutien est virtuel, elle les aide à remplir le document en ligne, l'imprime et l'envoie au client avec des notes sur ce qu'il faut faire (par exemple mettre une note à l'endroit où la personne doit signer) ainsi qu'une enveloppe et des frais d'affranchissement pour faciliter la tâche de la personne qui l'envoie.
CFCS a également créé une démonstration visuelle de la manière d'envoyer une lettre au Canada, car bon nombre de ses clients qui sont de nouveaux arrivants n'étaient pas familiarisés avec le système de poste canadien. CFCS dispose d'une aide à l'emploi et d'une petite boîte aux lettres avec des timbres, l’équipe accompagne aussi souvent les gens jusqu'à la boîte aux lettres. C'est simple, mais très efficace pour réduire les obstacles liés aux résultats!
CFCS a créé des documents utiles pour guider le personnel dans le processus de demande de prestations :